Qualität ist kein Zufall: Der Weg eines Therapeuten-Dossiers durch die Abteilung Kontrolle und Zertifizierung

Sendet ein Therapeut dem EMR seine Unterlagen ein, kommen diese auf die Schreibtische des Teams Kontrolle und Zertifizierung (K&Z). Hier wird beurteilt, ob ein Therapeut die Anforderungen des EMR erfüllt oder nicht.

Mario Cavallaro, Giorgia Thomann, Christoph Di Carlo, Gregor Luterbacher, Ingo Bauer, Nadine Kain, Annika Jungen, Dalia Giovannangelo, Gabriela Uitz (v.l.n.r.)

Die Abteilung K&Z bildet das grösste Team des EMR: 13 Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter kümmern sich um das Kerngeschäft. Damit die eingereichten Dossiers sorgfältg und dennoch fristgerecht geprüft werden können, braucht es Geduld, Ausdauer und eine hohe Konzentrationsfähigkeit, da sind sich die Teammitglieder einig. Neben Fleiss ist auch vernetztes Denken wichtig, denn aus den vielen vorhandenen Informationen müssen die richtigen Rückschlüsse gezogen und wichtige Entscheidungen getroffen werden. «Man braucht den Blick für die Details, darf dabei aber das ganze Bild nie aus den Augen verlieren», betont die Sachbearbeiterin Dalia Giovannangelo.

Jedes Teammitglied bearbeitet die ihm zugeordneten Dossiers vom Eingang bis zum Entscheid. Die Unterlagen werden nicht nur nach formellen Kriterien geprüft, sondern auch deren Inhalt genau beurteilt. Dabei muss sich der Sachbearbeiter streng an das Reglement des EMR halten, denn eine qualitativ hochstehende und nachvollziehbare Bewertung kann nur unter Vergleichsbedingungen vorgenommen werden.

Gregor Luterbacher

«Eine grosse Herausforderung besteht darin, bei der grossen Anzahl an Dossiers und einem Reglement, dass stetig an den bewegten Markt der Erfahrungsmedizin angepasst wird, den Überblick zu behalten», erklärt Gregor Luterbacher, Leiter des Teams K&Z.

Wenn ein Dossier beim EMR eingeht, prüft ein Sachbearbeiter zuerst, ob die Unterlagen vollständig sind. Anschliessend erfolgt die vielschichtige inhaltliche Beurteilung, die ebenfalls nach festgelegten Rahmenbedingungen vorgenommen wird. Dank der klaren Registrierungsbedingungen verlaufen Beurteilungen von Gesuchen zur Erstregistrierung meist unproblematisch. Dies liegt einerseits an der guten Zusammenarbeit mit den Schulen, die wissen, welche Kriterien ein Ausbildungsnachweis erfüllen muss. Andererseits werden alle eingereichten Ausbildungen, sowie auch sämtliche Fort- und Weiterbildungskurse, die das EMR bereits überprüft und beurteilt hat, erfasst. So kann ein Sachbearbeiter jederzeit auf die Beurteilung zurück greifen und auf dieser Grundlage selbstständig entscheiden, ob ein Beleg akzeptiert werden kann. «Es ist wichtig, dass man sich bei der Arbeit an fixen Vorgängen orientiert», findet der Sachbearbeiter Ingo Bauer. Bei der Kontrolle der eingereichten Unterlagen stösst er immer wieder auf Neues, das weitere Abklärungen durch Spezialisten des EMR fordert. So werden beispielsweise alle Belege von Ausbildungen, die dem EMR noch nicht bekannt sind, zur genaueren Abklärung an den Fachbereich weitergereicht.

«Als ehemaliger Therapeut finde ich es wichtig, mich für die Professionalität in der Komplementär- und Alternativmedizin einzusetzen, weil dadurch mehr Wertschätzung für diesen Bereich der Medizin entsteht. Das EMR leistet dafür eine wichtige Arbeit.» — Gregor Luterbacher

Grundsätzlich anspruchsvoller als die Bearbeitung einer Erstregistrierung gestaltet sich die Kontrolle der Fort-und Weiterbildungsnachweise. Zum einen liegt das an der riesigen Bandbreite von Themen, zum anderen gibt es öfters Probleme mit Kursen, die nicht den Qualitätskriterien des EMR entsprechen. Schwierige Fälle werden deshalb in speziellen Fachgremien besprochen. «Der Grundgedanke des EMR ist der Patientenschutz. Mich daran stets zu erinnern, sorgt dafür, dass ich auch bei schwierigen Fällen die Freude an der Arbeit nicht verliere», sagt Caterina Rovito, die zusätzlich auf die Bearbeitung von Dossiers aus dem Bereich TCM spezialisiert ist.

Caterina Rovito, Gabriela Uitz, Dalia Giovannangelo (v.l.n.r.)

Um die etwa 100'000 Fort- und Weiterbildungsbelege beurteilen zu können, die jährlich bei der Abteilung K&Z eingehen, braucht es klare Kriterien. Nur so kann anhand einheitlicher Qualitätsansprüche bewertet werden. «Der Aufwand, den wir dafür betreiben, ist einmalig und – ebenso wie die Sorgfalt, mit der wir die Therapeutendossiers bearbeiten – ein wichtiges Qualitätsmerkmal des EMR», erwähnt Gregor Luterbacher. Neben Genauigkeit und Konzentration sind auch eine gute Organisation und Priorisierung der Dossiers dazu nötig. «Trotz der gründlichen Kontrolle darf bei der Erstregistrierung kein Dossier länger als 10 Tage unberührt bleiben», versichert der Teamleiter.

«Als Sachbearbeiter muss man offen und flexibel sein: Es braucht die Fähigkeit, sich immer wieder auf neue Fälle einlassen zu können.» — Resul Demiri

Sind alle Unterlagen eines Dossiers geprüft und sofern nötig vom Therapeuten vervollständigt worden, entscheidet der Sachbearbeiter über die Registrierung des Therapeuten. Bei Erstregistrierungen wird die Entscheidung durch einen Mitarbeiter der Schlusskontrolle geprüft. Das Vier-Augen-Prinzip hilft dabei, Entscheidungen abzusichern und dient der internen Qualitätssicherung.

Christoph Di Carlo

«Die Aufgaben der Abteilung K&Z erfordern viel Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Mitarbeitern, deshalb ist Teamgeist hier sehr wichtig», betont Christoph Di Carlo, der zusätzlich als Spezialist für die Dossiers von Naturheilpraktikern zuständig ist. Steht schliesslich die finale Entscheidung über ein Dossier fest, wird der Therapeut darüber informiert und erhält gegebenenfalls sein Qualitätslabel. Ablehnungen werden von den dafür zuständigen Personen der Schlusskontrolle verfasst.

Alle Mitarbeitenden des Teams K&Z betreuen ausserdem die Hotline. Damit bietet das EMR den Therapeuten eine direkte Kontaktmöglichkeit. Neben der Beantwortung von Fachfragen kommen die Sachbearbeiter hier auch direkt mit Freud und Leid der Therapeuten in Berührung. Neben der Affinität zu der Erfahrungsmedizin, einem wachen Geist und dem Interesse daran, sein Wissen stetig zu erweitern, braucht ein Mitarbeitender der Abteilung K&Z auf jeden Fall auch Empathie gegenüber den Therapeuten und Verständnis für ihre Anliegen. Für Pascale von Mutzenbecher, die als Zweisprachige die Anrufenden sowohl in Deutsch als auch in Französisch berät, ist es deshalb besonders schön, «wenn ich an der Hotline einem Therapeuten direkt weiterhelfen kann.»