Finanzbuchhaltung: Mehr als nur Zahlen

Wenn es beim EMR um Gebühren, Rechnungen oder Zahlungen geht, dann führt kein Weg an der Abteilung Finanzbuchhaltung vorbei. Hier dreht sich jedoch nicht alles nur um Zahlen, denn in dieser Abteilung ist auch das Personalwesen angesiedelt. Menschen und Zahlen, ein spannende Mischung.

Bianca Hardegger, Silke Müller, Gabriele Sutter (v.l.n.r.)

«Mir macht Buchhaltung Freude, Zahlen sind einfach mein Ding», sagt Gabi Sutter mit Enthusiasmus. Silke Müller und Bianca Hardegger nicken zustimmend. Die Begeisterung für Zahlen haben die drei Damen gemeinsam und das ist gut so, schliesslich bilden sie zusammen die Abteilung Finanzbuchhaltung der Eskamed AG.

Silke Müller ist Mitglied der Geschäftsleitung der Eskamed AG und zusätzlich Leiterin der Finanzbuchhaltung. Als solche ist sie für die gesamten Finanzen der Firma verantwortlich sowie auch für das Controlling und die Verwaltung des Budgets. «Die Eskamed hat verschiedene Produkte, eins davon ist das EMR. Dafür gibt es eine eigene Buchhaltung, die einen grossen Teil unserer täglichen Arbeit ausmacht», erklärt sie. Dieser Teil ist die Domäne von Gabi Sutter. Sie bearbeitet und kontrolliert alle Rechnungen an Therapeutinnen und Therapeuten, sei es für die Erst- oder Nachregistrierung oder für die Erneuerung des Qualitätslabels.

„Es braucht Gelassenheit und einen kühlen Kopf in der Finanzbuchhaltung, dann stresst einen so schnell nichts.“ — Gabi Sutter

«Wenn ich morgens ins Büro komme, prüfe ich zuerst die Zahlungseingänge», beschreibt sie ihren Tagesbeginn. «Das ist besonders wichtig, denn die Dossiers der Therapeuten können erst bearbeitet werden, wenn die Zahlung für die Gebühren bei uns eingegangen ist.» Alle Prozesse in der Buchhaltung, die mit den Therapeuten und der Registrierung zu tun haben, werden laufend erledigt, um die Bearbeitungszeiten nicht zu verlängern. Andere Abläufe in der Buchhaltung sind dagegen an fixe monatliche Termine gebunden, auf die man systematisch hinarbeiten muss. Dazu gehören zum Beispiel die Kreditorenrechnungen, die einmal monatlich bearbeitet werden.

Zum Aufgabenbereich von Gabi Sutter gehört auch das Mahnwesen, und zwar für alle Produkte der Eskamed AG. «Mahnungen erzeugen einen immensen Aufwand», weiss Bianca Hardegger. Als dritte im Bunde der zahlenbewanderten Damen unterstützt sie Gabi Sutter beim Tagesgeschäft. Auch der «kreative» Umgang mit dem Bezahlen von Rechnungen sorgt in der Buchhaltung für zusätzliche Arbeit. «Es kommt vor, dass die Rechnungssumme einfach abgerundet wird oder dass nur ein bestimmter Teil davon bezahlt wird», berichtet Bianca Hardegger. Solche Fälle lösen immer eine ganze Kette von Aktionen aus. Deshalb ist es wichtig, dass die Abstimmung mit den anderen Abteilungen der Firma gut funktioniert. «Besonders eng arbeiten wir mit der IT-Abteilung zusammen, es gibt dort eine enge Schnittstelle zwischen der Datenbank des EMR und der Software für die Finanzbuchhaltung», sagt Bianca Hardegger.

Sie selbst bildet auch eine Art von Schnittstelle innerhalb der Abteilung: Denn Bianca Hardegger ist nicht nur Assistentin der Buchhaltung, sondern unterstützt Silke Müller auch bei der Personalverwaltung, dem zweiten Aufgabenbereich der Abteilung. «Ich bin ein Allrounder, ich finde es sehr spannend, in diesen beiden verschiedenen Bereichen zu arbeiten», erklärt sie.

Silke Müller

«Das Personalwesen ist extrem spannend», weiss auch Silke Müller, «in meinen elf Jahren bei der Eskamed habe ich hier schon alles erlebt, von wunderbaren, berührenden Dingen bis hin zu sehr schwierigen Situationen. Wie so häufig im Leben kommt es auf eine gute Mischung an: In der Buchhaltung muss alles ganz exakt und genau ablaufen und auch im Personalwesen müssen Regeln und Richtlinien eingehalten werden. Aber bei aller Exaktheit darf man nicht vergessen, dass wir es mit Menschen zu tun haben. Auf diesen menschlichen Aspekt legen wir bei unserer Arbeit viel Wert.»