Die Abteilung Kommunikation im Gespräch

In der Rubrik «EMR-Innenansichten» stehen die einzelnen Abteilungen des EMR im Scheinwerferlicht. Doch wer ist eigentlich verantwortlich für die Beleuchtung und verfasst diesen und andere Beiträge des EMR-Newsletters? Die Damen des Kommunikationsteams rücken für einmal selbst ins Rampenlicht und geben im Gespräch Auskunft über ihre Aufgaben innerhalb des EMR.

Wie viele Personen gehören zu eurer Abteilung? Was sind eure Aufgaben?

Simone Weber (SW): Wir sind zu dritt und arbeiten alle in unterschiedlichen Teilzeitpensen.

Bärbel Weiss (BW): Zu unseren Aufgaben gehört die Öffentlichkeitsarbeit für das EMR sowie die Vermittlung von Informationen aller Art an verschiedene Zielgruppen. Als führende Registrierungsstelle in der Schweiz steht das EMR mit vielen unterschiedlichen Interessensgruppen in Kontakt. In erster Linie sind das natürlich die bei uns registrierten Therapeutinnen und Therapeuten. Aber wir haben auch viele Kontakte zu Versicherern, Schulen, Verbänden, Politikern und der Öffentlichkeit. Damit alle immer möglichst aktuell und umfangreich informiert werden, ist es wichtig, dass unsere Kommunikation zielgerichtet und abgestimmt erfolgt.

Claudia Stellavato (CSt): Unser wichtigstes Kommunikationsmittel ist der EMR-Newsletter. Wir informieren aber auch via EMR-Website. Zudem planen wir Marketing-Massnahmen und Werbemittel wie Roll-ups oder Flyer und kümmern uns um deren Umsetzung.

Was sind die Herausforderungen eurer Arbeit?

BW: Als grosse Herausforderung empfinde ich die Vielfältigkeit der Aufgaben. Wir haben ein sehr breites Aufgabenspektrum und müssen dabei stets alle Schnittstellen berücksichtigen. Dazu bedarf es grosser Flexibilität. Auch die Zeitplanung ist nicht immer ganz einfach, häufig müssen viele Termine gleichzeitig im Auge behalten werden. Und dann kann es natürlich passieren, dass aktuelle Entwicklungen jederzeit alle vorangegangenen Planungen und Konzepte über den Haufen werfen. Es braucht auch eine gewisse Frustrationstoleranz, besonders, wenn manchmal trotz aller Bemühungen die Aufmerksamkeit oder das erwünschte Interesse der Zielgruppe ausbleiben.

SW: Es ist auch herausfordernd, auf dem Laufenden zu sein über alle Sachverhalte und Zusammenhänge innerhalb und im Umfeld des EMR. Nur wenn wir selbst alles, was wir kommunizieren, ganz genau verstanden haben, können wir es anderen einfach und verständlich mitteilen. Sich gut in die unterschiedlichen Zielgruppen eindenken und einfühlen zu können, ist ebenfalls wichtig.

CSt: Und bei all dem, was wir gegen Aussen kommunizieren, dürfen wir die interne Kommunikation nicht vergessen. Nur wenn alle Mitarbeitenden auf dem aktuellsten Stand bezüglich aller Sachverhalte sind, können sie kompetent und konstruktiv arbeiten.

Kommt ihr mit den EMR-Therapeuten in Kontakt?

SW: Wir kontaktieren die Therapeuten in erster Linie via Newsletter. Auf diesem Weg informieren wir sie über Neuigkeiten, vermitteln Hintergrundinformationen oder geben nützliche Tipps. Es kommt auch immer wieder vor, dass uns E-Mails von Therapeuten erreichen, die wir dann direkt beantworten.

CSt: Für uns ist es wichtig, mit den Therapeutinnen und Therapeuten auch in direkten Kontakt zu kommen. Nur so erfahren wir, was sie beschäftigt und wo und wie wir unsere Kommunikation verbessern können.

BW: Zusätzlich beraten und unterstützen wir auch unsere Kollegen bei der schriftlichen Korrespondenz und sind dabei behilflich, die Anliegen der Therapeutinnen und Therapeuten klar und gut verständlich zu beantworten.

Macht jeder von euch alles oder teilt ihr euch die Aufgaben auf? Gibt es Spezialisten?

CSt: Grundsätzlich machen wir alle alles. Aufgrund der unterschiedlichen Arbeitspensen und Funktionen gibt es aber automatisch eine Aufteilung der Aufgaben.

BW: Ja, Simone ist unsere Spezialistin für den Newsletter, Claudia übernimmt einen grossen Teil der Korrespondenz und hilft bei der Planung bestimmter Projekte. Ich bin verantwortlich für die Planung und Organisation des Tagesgeschäfts in unserer Abteilung.

SW: Bärbel leitet unsere Abteilung und arbeitet bereits viele Jahre beim EMR. Daher hat sie ein grosses Wissen über die ganzen Zusammenhänge und Prozesse. Sie erstellt auch die komplexeren Texte, beispielsweise für das Reglement, oder andere wichtige interne Dokumente.

Worauf kommt es bei eurer Arbeit an und welche Eigenschaften braucht man dafür?

SW: Dass wir die Inhalte verständlich kommunizieren. Wir müssen genau und unmissverständlich sein in unseren Mitteilungen und Formulierungen. Auch Bestehendes muss immer wieder kritisch gelesen, hinterfragt und verbessert werden.

CSt: Für unsere Arbeit braucht es die Fähigkeit, logisch und vernetzt zu denken. Um einen Text schreiben zu können, muss man die Hintergründe genau verstehen und die Fakten kennen. Zusammenhänge müssen erkannt und Informationen transparent kommuniziert werden.

BW: Selbstverständlich sind gute sprachliche Kompetenzen unerlässlich. Oftmals braucht es auch Geduld und Flexibilität, da sich innerhalb von Prozessen immer wieder Änderungen ergeben.

Was ist die richtige Einstellung, um die Arbeit zu meistern? Was ist eurer "Credo"?

BW: Kommunikation soll ehrlich, offen und transparent sein. Transparenz ist wichtig.

SW: Als Mitarbeiterin im Kommunikationsteam muss man Spass haben am Analysieren und Formulieren. Nur so entsteht Kommunikation, die den Nagel auf den Kopf trifft.

CSt: Gute Kommunikation erfordert immer auch Empathie.